Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Kim veri sorumlusudur?

Apartman ve site sakinlerine ait veriler (ad soyad, telefon, daire bilgisi, aidat ve ödeme kayıtları, ısınma tüketimi) bakımından veri sorumlusu, uygulamayı kullanan bina yönetimidir (yönetici ya da kat malikleri kurulu). Bu verileri binanın ortak giderlerini yönetmek için toplayan ve uygulamaya giren yönetimdir.

Selman PARLAK (pilot dönemi; iletişim: destek@binaonline.com) bu veriler bakımından, bina yönetimi adına ve onun talimatıyla veriyi saklayan ve işleyen veri işleyendir. Yöneticilerin kendi hesap bilgileri (e-posta adresi, giriş kayıtları) ve abonelik ilişkisi bakımından ise veri sorumlusu Selman PARLAK'dır.

Bina yönetiminin (yönetici, yönetici yardımcısı, denetçi ve diğer yetkililerin) kararları, topladığı ve ödediği paralar ve yönetim işlemleri bina yönetiminin sorumluluğundadır; Selman PARLAK yalnızca kayıtların tutulduğu aracı sağlar ve bu kararlardan sorumlu değildir (ayrıntı için Kullanım Koşulları 3. ve 5. maddeler).

2. Hangi verileri işliyoruz?

• Kimlik ve iletişim: ad soyad (malik ve kiracı), e-posta adresi, telefon numarası.
• Davet: yönetici sizi uygulamaya davet etmek için e-posta adresinizi ve telefonunuzu davet kaydında tutar; davet kullanıldığında e-posta ve telefon davet kaydından silinir.
• Yetkili iletişim kartı: yönetici, denetçi gibi unvanı olan kişiler, sakinlerin kendilerine ulaşabilmesi için telefon ve e-posta bilgisini yalnızca kendi isteğiyle yazar; istediği zaman kaldırabilir.
• Daire bilgileri: kapı numarası, daire alanı (m²), aidat muafiyeti durumu.
• Finansal kayıtlar: aidat, yakıt ve ek toplama borçları; ödemeler, ödeme tarihi ve şekli (nakit/banka), peşin ödemeler.
• Isınma tüketimi: pay ölçer tüketimi (kWh), sayaç seri numarası, ölçüm firmasının gider paylaşım dökümü.
• Belgeler: gider faturaları ve fişler, yakıt dökümü PDF'leri.
• İşlem güvenliği: giriş zamanları, oturum çerezleri, giriş yapılan cihazın IP adresi (hizmet sağlayıcılarımızın güvenlik kayıtlarında).

Banka kartı, kimlik numarası ya da özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din vb.) işlemiyoruz.

3. Hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple?

• Binanın aidat, yakıt ve ortak giderlerinin hesaplanması, tahsilatının izlenmesi ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetimin kat maliklerine hesap verebilmesi (KVKK m.5/2-ç: hukuki yükümlülük; m.5/2-c: sözleşmenin ifası).
• Sakinlerin kendi borçlarını, ödemelerini ve binanın harcamalarını görebilmesi (KVKK m.5/2-f: meşru menfaat).
• Hesap oluşturma, giriş ve hesap güvenliği (KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f).
• Uygulamanın işletilmesi, yedeklenmesi ve hataların giderilmesi (KVKK m.5/2-f).

4. Verileri kim görür?

• Yönetici: binanın bütün kayıtlarını görür ve düzenler.
• Denetçi: bütün hesapları ve isimleri görür; telefon numaralarını göremez, hiçbir kaydı değiştiremez.
• Sakin: yalnız kendi dairesinin borç, ödeme ve tüketim bilgilerini görür. Diğer dairelerin isimlerini, tutarlarını ve tüketimini göremez. Binanın kasası ve giderleri (faturalarıyla) şeffaflık gereği tüm sakinlere açıktır.
• Yönetim isterse sakinlere diğer dairelerin yalnız "ödendi/ödenmedi" durumunu ya da tüm yakıt dökümünü açabilir; bu ayarlar varsayılan olarak kapalıdır.

Bu kurallar yalnız ekranda değil, veritabanı düzeyinde uygulanır.

5. Veriler kimlere aktarılır?

Verileri satmıyor, reklam ya da pazarlama amacıyla kimseyle paylaşmıyoruz. Uygulama şu hizmet sağlayıcılarla çalışır:

• Supabase: veritabanı, dosya deposu ve giriş altyapısı. Sunucu konumu: Frankfurt, Almanya (AB).
• Vercel: uygulamanın barındırılması. Uygulama sunucusu Frankfurt bölgesinde çalışır; içerik dağıtımı küresel ağ üzerinden yapılır.
• Resend: giriş e-postalarının gönderimi (yalnız e-posta adresi ve giriş kodu). Sunucu konumu: İrlanda (AB).
• GitHub: veritabanının şifreli bağlantıyla alınan günlük yedeklerinin 30 gün saklanması (ABD).
• Sentry: uygulamada oluşan teknik hataların kaydı (hata mesajı, sayfa adresi, tarayıcı türü). IP adresi, çerez ve form içerikleri gönderilmez. Sunucu konumu: Almanya (AB).

Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunduğundan aktarım KVKK m.9 kapsamındadır. Aktarım, Kanun'un öngördüğü güvenceler (standart sözleşmeler) çerçevesinde yapılır. [Hukuki inceleme: standart sözleşmelerin imzalanması ve Kurum'a bildirimi tamamlanacaktır.]

Yasal bir yükümlülük doğarsa veriler yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.

6. Ne kadar süre saklanır?

Veriler, bina yönetimi uygulamayı kullandığı sürece saklanır. Bina hesabı kapatıldığında veya sakin binadan ayrıldığında, muhasebe kayıtları ilgili mevzuattaki saklama süreleri boyunca tutulur, sonra silinir ya da anonim hale getirilir. Yedekler en fazla 30 gün saklanır. [Hukuki inceleme: saklama süreleri netleştirilecektir.]

7. Çerezler

Yalnız uygulamanın çalışması için zorunlu çerezler kullanılır: oturum çerezi (giriş yapmış olduğunuzu hatırlamak için) ve tarayıcıda saklanan tema tercihi (gece/gündüz). Reklam ya da izleme çerezi kullanılmaz.

8. Haklarınız (KVKK m.11)

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etme.

Bina kayıtlarındaki bilgileriniz (ad, telefon, borç ve ödeme kayıtları) için öncelikle bina yönetiminize başvurun; veri sorumlusu odur. Sakinler uygulamadaki "Binadan ayrıl" seçeneğiyle hesaplarının binayla bağını kendileri kaldırabilir.

Hesabınızın tümüyle silinmesi veya diğer talepleriniz için kvkk@binaonline.com adresine yazabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır (KVKK m.13).